Automatyzacja procesów w firmie — wdrożenia od 3000 zł

Zakres

Co da się zautomatyzować.

Poniżej rzeczy, o które pytacie najczęściej. Jeśli Waszego zadania tu nie ma, opowiedz mi o nim — zwykle po jednej rozmowie wiadomo, czy i jak da się je przełożyć na automat.

Sprzedaż i zamówienia

zamówienia ze sklepu i z Allegro w jednym miejscu
potwierdzenia i statusy wysyłane same
przekazanie zamówienia do produkcji albo do kuriera
przypomnienie o nieopłaconym koszyku

Faktury i księgowość

faktura wystawiana w chwili opłacenia zamówienia
dokumenty trafiające prosto do księgowości
przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności
zestawienia miesięczne bez ręcznego liczenia

Magazyn i dostawcy

stany pobierane od hurtownika i aktualizowane same
cennik dostawcy przeliczany na Twoje ceny
informacja o kończącym się towarze
zgodność stanów między sklepem a Allegro

Obsługa klienta

zapytanie z formularza trafiające od razu do CRM-u
przypisanie sprawy do właściwej osoby
automatyczna odpowiedź z terminem kontaktu
przypomnienie o wizycie albo o odnowieniu umowy

Raporty i zestawienia

raport sprzedaży w skrzynce w każdy poniedziałek
dane z kilku systemów zebrane w jedno miejsce
wykresy odświeżane bez eksportu do arkusza
alert, gdy liczby odbiegają od normy

Treści i marketing

publikacja wpisów i ofert bez wklejania ręcznie
wysyłka newslettera po dodaniu nowego produktu
posty w mediach społecznościowych z gotowej kolejki
aktualizacja ofert w porównywarkach

Przykłady z wdrożeń

Automaty, które pracują u mnie na co dzień.

Wszystko poniżej działa w moich własnych produktach i u klientów, nieprzerwanie, od lat.

Jeden stan towaru w dwóch miejscach

Sklep silników sprzedaje równolegle na własnej stronie i na Allegro. Połączenie działa w obie strony, więc sprzedaż w jednym kanale od razu zdejmuje towar w drugim.

Znika ryzyko sprzedania czegoś, czego nie ma już na półce.

Strony przebudowujące się po zmianie ceny

Dwa serwisy pobierają dane z głównego sklepu i po każdej zmianie stanu albo ceny same budują się od nowa, dodatkowo sprawdzając to co pół godziny.

Oferta jest aktualna wszędzie, bez jednego kliknięcia z Twojej strony.

Produkt wystawiony na cudze narzędzia

Smart-Copy udostępnia publiczne API i webhooki, dzięki czemu działa w Zapierze, n8n i WordPressie. Klienci wpinają go w swoje procesy bez mojego udziału.

Twój produkt zaczyna współpracować z narzędziami, których używają klienci.

Zadania, które pilnują same siebie

Na moich serwerach chodzi kilkadziesiąt zadań cyklicznych: kopie baz z tygodniową retencją, sprawdzanie dostępności usług, odnawianie domen, raporty. Każde ma nadzór, który zgłasza problem.

O usterce dowiadujesz się z powiadomienia, a nie od klienta.

Narzędzia

Na czym to buduję.

Narzędzie dobieram do zadania i do tego, jak długo ma pracować. Przy prostych przepływach gotowe platformy wypadają najtaniej, a przy zadaniach na lata własny skrypt zwraca się po kilku miesiącach.

Zapier

Największy zbiór gotowych połączeń między popularnymi aplikacjami. Sprawdza się przy prostych przepływach i szybkim starcie. Rozliczany miesięcznie od liczby operacji.

n8n

Narzędzie, które mogę postawić na Twoim serwerze. Nadaje się do rozbudowanych scenariuszy, a opłata nie rośnie razem z liczbą operacji.

Make

Wygodny edytor wizualny z dobrą obsługą rozgałęzień i pętli. Dobry wybór, gdy proces ma wiele warunków.

Własny skrypt

Kod pisany pod jedno zadanie, uruchamiany na serwerze o wyznaczonej porze. Najtańszy w utrzymaniu przy zadaniach, które mają działać latami.

Rekomendację podaję razem z wyceną, wraz z kosztem miesięcznym każdej opcji. Wybór zostaje po Twojej stronie.

Integracje

Systemy, które ze sobą łączę.

Poniżej połączenia konfigurowane najczęściej. Jeśli Waszego programu tu nie ma, zwykle da się go połączyć przez API albo wymianę plików — sprawdzam to na etapie wyceny.

Sprzedaż

Allegro
BaseLinker
WooCommerce
PrestaShop
Shoper
Shopify
Ceneo
Google Merchant

Księgowość i faktury

Fakturownia
InFakt
wFirma
Comarch ERP
Subiekt GT i nexo
iFirma

Sprzedaż i kontakt

Pipedrive
HubSpot
Livespace
Firmao
arkusze Google
formularze na stronie

Płatności i wysyłka

Przelewy24
PayU
Stripe
InPost
DPD
DHL
Furgonetka

Komunikacja i dane

Gmail i Outlook
Slack
Microsoft Teams
SMS
Google Analytics
Search Console

Kalendarz i zadania

Kalendarz Google
Outlook
Asana
Trello
ClickUp
Notion

Kalkulator

Ile odzyskasz i kiedy to się zwróci.

Zaznacz, ile czasu zabiera dziś praca, którą chcesz oddać maszynie, i co ma robić automat. Kalkulator policzy oszczędność, wycenę wdrożenia i miesiąc, w którym koszt się zwraca.

Kontrola

Automat pod Twoim nadzorem.

Dane zostają u Ciebie

Automat pracuje na Twoich kontach i Twoim serwerze. Nic nie przechodzi przez pośredników, o których nie wiesz.

Zapis każdego działania

Każde uruchomienie zostawia ślad: co zostało pobrane, co wysłane i z jakim wynikiem. Zawsze da się sprawdzić, co się wydarzyło.

Alert, gdy coś nie przejdzie

Jeśli zewnętrzny system zmieni zasady albo przestanie odpowiadać, dostaję powiadomienie i poprawiam to, zanim zauważysz.

Ręczne przejęcie w każdej chwili

Automat da się zatrzymać jednym przełącznikiem, a proces wraca do obsługi ręcznej bez utraty danych.

Przebieg

Od rozmowy do pierwszego uruchomienia.

01 1 dzień

Rozmowa

Opowiadasz, co robicie ręcznie i ile to zajmuje. Zwykle po piętnastu minutach wiadomo, co zautomatyzować najpierw.
02 2–4 dni

Rozrysowanie procesu

Zapisuję krok po kroku, jak przebiega praca dzisiaj i którędy popłyną dane po zmianie. Akceptujesz to na papierze.
03 1–2 dni

Wycena

Zakres, cena i termin. Do tego wyliczenie, ile godzin miesięcznie odzyskujecie.
04 1–3 tygodnie

Budowa

Stawiam połączenia i testuję je na kopii danych, więc nic w Twoich systemach nie jest zagrożone.
05 3–7 dni

Próba na żywo

Automat rusza obok dotychczasowej pracy i porównujemy wyniki, aż wszystko się zgodzi.
06 stale

Przekazanie i opieka

Instrukcja, dostępy i nadzór. Poprawiam scenariusze, gdy zmienią się Twoje potrzeby albo zewnętrzne systemy.

Po uruchomieniu

Zostajesz z działającym automatem i pełnym wglądem.

Instrukcja i schemat

Dostajesz rysunek całego przepływu i opis, co dzieje się na każdym kroku. Nowa osoba w firmie zrozumie to bez mojej pomocy.

Podgląd dla Ciebie

Widzisz historię uruchomień i wyniki, więc w każdej chwili sprawdzisz, czy wszystko poszło.

Miesiąc wsparcia w cenie

Przez pierwszy miesiąc po starcie dostrajam i poprawiam, ile trzeba, w cenie wdrożenia.

Nadzór w abonamencie

Monitoring, reakcja na zmiany w zewnętrznych systemach i rozwój scenariuszy — od 200 zł miesięcznie.

Cena

Wdrożenie zaczyna się od 3000 zł netto.

To cena za jeden proces: rozrysowanie, zbudowanie połączeń, testy na kopii danych i uruchomienie. Rozbudowane przepływy spinające kilka systemów mieszczą się zwykle między 6000 a 15 000 zł.

od 3 000 złnetto, jednorazowo

Na cenę wpływają:

Liczba kroków Przepływ z trzema krokami i taki z dwudziestoma to inna ilość pracy przy budowie i testach.
Liczba systemów Każdy program, który trzeba połączyć, to osobne uwierzytelnienie, testy i obsługa błędów.
Warunki i wyjątki Reguły w rodzaju „przy zamówieniu powyżej tysiąca złotych zrób inaczej” wydłużają budowę.
Jakość danych Uporządkowany arkusz idzie szybko. Dane z różnych źródeł, w różnych formatach, wymagają czyszczenia.
Udział AI Gdy w procesie trzeba zrozumieć treść maila albo dokumentu, dochodzi model i koszt jego wywołań.
Wymogi bezpieczeństwa Praca na danych osobowych albo w systemach z ograniczonym dostępem wymaga dodatkowych zabezpieczeń.

Nadzór nad działającymi automatami kosztuje od 200 zł miesięcznie i obejmuje monitoring, reakcję na zmiany w zewnętrznych systemach oraz drobne poprawki scenariuszy.

Pytania

Pytania, które dostaję najczęściej.

Od czego zacząć automatyzację w firmie?

Od jednego zadania, które zabiera najwięcej czasu i powtarza się co tydzień. Wybieramy je na pierwszej rozmowie, wdrażam je jako pierwsze i dopiero po tym, jak zacznie działać, bierzemy się za kolejne. Takie podejście od razu pokazuje oszczędność i pozwala rozłożyć koszt w czasie.

Czy muszę zmieniać programy, których używamy?

Nie. Automatyzacja polega na połączeniu tego, co już macie. Jeśli pracujecie na Subiekcie, arkuszu Google i skrzynce w Gmailu, to właśnie te trzy rzeczy ze sobą łączę. Zmiana systemu to osobna decyzja, którą podejmujesz niezależnie.

Ile kosztuje automatyzacja?

Pojedynczy proces zaczyna się od 3000 zł netto. Rozbudowany przepływ, spinający kilka systemów z warunkami i wyjątkami, mieści się zwykle między 6000 a 15 000 zł. Do tego dochodzi ewentualna opłata za narzędzie, jeśli korzystamy z Zapiera albo Make.

Kiedy to się zwróci?

Przy zadaniu zajmującym pięć godzin tygodniowo i koszcie godziny 60 zł odzyskujecie około 1300 zł miesięcznie, więc wdrożenie za 3000 zł zwraca się w niecałe trzy miesiące. Kalkulator wyżej liczy to dla Twoich liczb.

Co się stanie, gdy zewnętrzny program się zmieni?

Dostaję powiadomienie, że coś przestało działać, i poprawiam scenariusz. Przy wdrożeniach objętych nadzorem dzieje się to zanim zauważysz problem. Bez nadzoru zgłaszasz mi to sam, a ja wyceniam poprawkę osobno.

Czy automat może pomylić się w danych?

Każde uruchomienie zostawia zapis tego, co zostało pobrane i wysłane, więc pomyłkę da się prześledzić i cofnąć. Przed startem testuję wszystko na kopii danych, a przez pierwsze dni automat pracuje obok dotychczasowej obsługi, żeby porównać wyniki.

Czy potrzebuję do tego informatyka w firmie?

Do korzystania nie. Dostajesz schemat, instrukcję i podgląd historii uruchomień. Jeśli macie u siebie osobę techniczną, chętnie oddam jej pełny dostęp i przekażę projekt do samodzielnego rozwijania.

Czy da się połączyć automatyzację ze sztuczną inteligencją?

Tak, i coraz częściej właśnie o to chodzi: odczytanie treści maila, streszczenie dokumentu, przypisanie sprawy do kategorii albo napisanie odpowiedzi na podstawie Waszych materiałów. Rozliczam to za faktyczne wywołania modelu i ustawiam limity, żeby rachunek był przewidywalny.

Powiązane usługi

Czym jeszcze się zajmuję.

Projekty rzadko kończą się na jednej rzeczy — poniżej reszta tego, co robię, razem z ceną wyjściową.